Contratos PJ precisam ter um escopo claro e prático para evitar retrabalho, desgastes e custos desnecessários. Um escopo bem definido descreve detalhadamente o que o prestador deve entregar, os prazos específicos, critérios claros para aprovação e limites claros de ajustes. Isso facilita a rotina diária, reduz conflitos e melhora significativamente a produtividade das equipes que contratam profissionais PJ.
Sem clareza nas entregas, o dia a dia fica confuso, os prazos escapam e surgem conflitos desnecessários. Problemas típicos são:
Retrabalho frequente: Equipes perdem horas discutindo o que deveria ou não ser feito.
Desgaste emocional: Conflitos constantes impactam negativamente o ambiente de trabalho e a motivação das equipes.
Custos imprevistos: Revisões extras e cobranças inesperadas aumentam os custos mensais.
Não use descrições genéricas como "design gráfico". Em vez disso, especifique: "criação de 4 posts semanais para Instagram e LinkedIn, com briefing detalhado enviado semanalmente às segundas-feiras".
Crie etapas claras de entregas. Exemplo: "Rascunho inicial toda terça-feira, aprovação até quarta-feira, e entrega final até sexta-feira". Utilize calendários compartilhados (como Google Calendar) para facilitar o acompanhamento dos prazos.
Indique exatamente como a qualidade será medida, por exemplo: "Artigos devem conter ao menos 1.000 palavras, seguir um checklist de SEO previamente fornecido e ter no máximo uma revisão por artigo".
Estabeleça desde o início quantas vezes o material pode ser ajustado sem custos extras. Exemplo: "Até duas rodadas de revisão por entrega. Ajustes adicionais serão pagos conforme tarifa previamente combinada."
Uma empresa de marketing digital tinha constantes problemas com designers freelancers contratados como PJ. Briefings vagos resultavam em entregas abaixo do esperado, com atrasos frequentes, revisões excessivas e conflitos quase semanais. Após implementar uma nova forma de gestão com escopos detalhados, critérios claros e processos padronizados, houve mudanças significativas:
Redução de retrabalho em mais de 60%.
Economia mensal média de 15 horas por gestor apenas com reuniões e ajustes reduzidos.
Melhor qualidade nas entregas finais devido a critérios claros de avaliação.
Essa transformação foi possível com ações práticas no dia a dia:
Uso diário de plataformas como Trello ou Asana para gerenciar tarefas e prazos.
Briefings semanais detalhados, padronizados e enviados sempre no mesmo horário.
Feedback estruturado com modelo pré-estabelecido para reduzir dúvidas e ajustes.
Implementação de reuniões periódicas 1x1 de alinhamento: Reuniões curtas semanais ou quinzenais entre gestor e prestador para avaliar o andamento dos projetos, discutir novos entregáveis e ajustar o escopo se necessário.
Duração: 20 a 30 minutos semanais.
Agenda padrão:
Avaliação rápida das entregas da última semana;
Feedback específico sobre pontos fortes e pontos de melhoria;
Alinhamento das próximas atividades e entregas;
Espaço aberto para dúvidas ou sugestões do prestador.
Ferramenta recomendada: Google Meet ou Zoom, sempre com registro simples das decisões tomadas.
Utilize ferramentas colaborativas para acompanhar entregas e prazos em tempo real.
Defina um padrão simples e objetivo para aprovar entregas.
Crie templates de briefings claros e reutilizáveis para agilizar a comunicação.
Sempre registre claramente as decisões sobre revisões e ajustes nas ferramentas de gestão usadas.
Um escopo claro e detalhado não é burocracia, mas sim uma forma prática e eficiente de garantir produtividade e reduzir problemas no dia a dia. Com práticas simples e procedimentos bem definidos, sua empresa pode melhorar muito a eficiência operacional e a qualidade das relações com profissionais PJ.